Современные решения позволяют делать оцифровку для умного хранения данных в архивах. Электронный захват и программное обеспечение для распознавания, а также программное обеспечение для управления документом являются технологией, которая позволяет предприятиям и корпорациям с большими требованиями к хранению данных, преобразовывать в цифровой формат данные и архивировать их. Благодаря использованию технологии сканирования и хранения, что раньше занимало недели, теперь эти процессы могут занимать несколько секунд, исключая переплет документов.
Пример. Крупная медиа компания, имеющая колоссальные требования к архивированию, ведет много бумажных данных в файлах. Материал был важным, но относительно недоступным. Эти файлы содержали важные факты цифры и данные, записанные в них, но когда они были необходимы для справки, то поиск нужного файла может занять несколько дней, возможно, недель, когда информация может оказаться неактуальной.
Такой фирме необходимо обновить свою старую технику хранения на современную технологию. Для этого требуется решение, благодаря которому можно захватить все труднодоступные, печатные данные и сделать их удобными для поиска, в основном, создавая простой доступ к цифровому архиву. Другими требованиями, которые нужны для решения, являются невозможность повреждения бумаги и отсканированных ресурсов. После процедуры получается кристально чистое изображение отсканированного материала, их легко загружать в центральную базу данных, просто управлять ними и архивом в целом, а также их легко будет найти и открыть.
Для переплета документов нужен переплетный станок, требующий достаточного места. Но компании, которые нашли решение с помощью инновационных аппаратных и программных компонентов, могут преобразовать бумажные данные в оцифрованные данные, а также хранить оригинальных документов в электронном виде на небольшой площади.
Использование сканеров, предназначенных для обработки связанных и несвязанных материалов, позволяет сканировать материал со скоростью до 300 страниц в минуту. Кроме того, есть возможность сканировать оригиналы документов в цвете с оптимальным разрешением. После оптического распознавания символов используется индексирование и классификация данных, что делает их легко доступными и удобными для хранения.
Цифровые данные архивируются и затем, используя программное обеспечение для управления документами, создается хранилище данных. Электронный захват и программное обеспечение распознавания позволили оптически распознавать символы. Это означает, что данные могут быть извлечены с помощью легкого поиска по ключевому слову. После чего делается уничтожение документов, по истечении их юридического срока.
| < Предыдущая | Следующая > |
|---|
